Ülkemizde yerel yönetimler başta olmak üzere çeşitli alanlarda hibe ve destekler veren Kakınma ajanları nelere dikkat ediyor? Bu sorunun cevabı hem zaman hemde enerji kaybını engellemek için oldukça önemli. Proje uygulama sürecinde karşılaşılan sorunlardan yola çıkarak, proje hazırlayan başvuru sahiplerinin dikkat etmesi gereken hususlar haberimizde. İşte Kalkınma Ajanslarına proje hazırlarken dikkat edilecek hususlar.
Ülkemizde yerel yönetimler başta olmak üzere çeşitli alanlarda hibe ve destekler veren Kakınma ajanları nelere dikkat ediyor? Bu sorunun cevabı hem zaman hemde enerji kaybını engellemek için oldukça önemli. Proje uygulama sürecinde karşılaşılan sorunlardan yola çıkarak, proje hazırlayan başvuru sahiplerinin dikkat etmesi gereken hususlar aşağıdaki gibidir:
1) Yasal izin gerektiren projeler, bu izinler alınmadan ajansa sunulmamalı.
2) Proje uygulama süresi içinde tamamlanmayacak faaliyetler ve bu faaliyetlere ilişkin gerçekleşecek maliyetler proje kapsamı dışında tutulmalı.
3) Ajansa ön ödeme avans şeklinde, ara ve nihai ödeme ise hakediş usulüne göre yapıldığından eşfinansman dışında geçici bir finansman ihtiyacınız olacağı dikkate alınmalı.
4) Her bir proje faaliyeti için öngördüğünüz maliyetler mevcut bütçe formatıyla ilgili başlıklar altında yer almalıdır. Faaliyetler ile ilgili olmayan hiçbir maliyet bütçelendirilmemeli.
5) Bütçeye sadece uygun maliyetler dâhil edilmelidir. Hangi maliyetlerin uygun olduğu Başvuru rehberi 2.1.4. Maliyetlerin Uygunluğu bölümünde detaylı bir şekilde anlatılmıştır. Uygun olmayan maliyetler bütçede yer alsa bile destek konusu olmayacak.
6) Ara/nihai raporda; bütçede belirtilen her gider kalemine ilişkin olarak mali mevzuatta tanımlanmış belgelerin ibrazının ve ilgili harcamaya ilişkin yasal yükümlülüklerin yerine getirilmiş olmasının aranacağı dikkate alınmalı.
7) Maliyetler götürü tutar olarak yazılmamalıdır. Çok sayıda unsur içeren bütçe kalemlerinde; detaylar maliyetlerin gerekçelendirilmesinde belirtilmeli veya maliyet belirtilmeksizin ekli listeler halinde sunulmalı.
8) Bütçe yalnızca hibe tutarını değil, hibe konusu toplam bütçe tutarını içermeli.
9) Proje bütçesinde alt toplamlara dahil olmayan kalemler ve/veya genel toplama dahil olmayan alt toplamlar bulunabilmekte ve bütçe artırılamayacağından kullanılamamaktadır. Bütçe Ajansa sunulmadan önce toplamların doğruluğu teyit edilmeli.
10) Bütçedeki maliyetler piyasa araştırması yapılarak belirlenmeli ve gerçek piyasa koşullarını yansıtmalı.
11) Bütçe nihai toplamı Ajansa sunulduktan sonra hiçbir şeklide artırılamaz; bütçede yazılı olmayan hiçbir maliyet destek konusu olamaz. Bu yüzden bütçeye son şekli verilmeden önce muhakkak suretle projeyi hazırlayan ekip, projeyi uygulayacak ekip ve projeyi uygulayacak kurumun/birimin yöneticileri bütçeyi beraberce incelemeli ve bütçeye yansımayan bir maliyet kalmadığından emin olmalı.
12) Mali mevzuatın gereği olarak tedarikçiye/hizmet sunucusuna/ yapım müteahhidine veya kesinti yoluyla Gelir İdaresine ödenen vergilerin de ilgili bütçe kaleminin maliyet unsurları olduğu dikkate alınmalı.
13) İnsan kaynakları bütçesinin hazırlanmasında toplam maliyetler dikkate alınmalı; maliyet unsurları olarak net ücretlerin yanı sıra gelir vergisi, damga vergisi ve SGK işçi primi ve işsizlik primi kesintileri ile SGK işveren primi ve işsizlik primi ödemelerinin de bulunduğu ve ilgili mevzuatına göre yapılacak indirimler hesaba katılmalı.
14) Başvuruda bulunan kamu kurumlarının sürekli personelinin projede görevlendirilmesi halinde; ödenmekte olan maaşları sadece eş finansman olarak kabul edilebilecek ve gerekli eş finansman tutarının üzerindeki kısımları uygun olmayan maliyet olarak değerlendirilecektir. Eş finansman ihtiyacının üzerindeki kamu personeli maaşları bütçeye yazılmamalı.
15) İnsan kaynakları bütçe başlığı altında yalnızca iş akdi ile bordrolu çalıştırılacak personele ilişkin maliyetler yer almalıdır. Hizmet alımı şeklinde gerçekleştirilecek (gider pusulası, serbest meslek makbuzu ya da faturayla belgelendirilecek) insan kaynakları maliyetleri “5. Diğer maliyetler” ya da “6. Diğer” başlıklarının altında yer almalı.
16) İnsan kaynakları bütçesinde, mevcut veya yeni istihdam edeceğiniz personelin kurumunuzda oluşturacağı toplam maliyetlerin belirtmiş olduğunuz çalışma süreleri oranındaki kısımlarının yer alması gerektiği ve bütçe tutarlarının ilave ücret anlamına gelmediği dikkate alınmalı.
17) Proje koordinatörlerinin projelerde tam zamanlı (%100) çalışması beklenmektedir. Proje yönetiminde görevli tam zamanlı yardımcı personel bulunması halinde en az yarı zamanlı (%50) olmak üzere kısmi zamanlı çalışılması da mümkün.
18) Bir personelin bir/birden fazla projede birden fazla görev alması halinde proje dışı görevleri de dahil çalışma süreleri toplamının tam zamanlı çalışma süresini aşması mümkün değildir. Diğer bir ifadeyle; personelinizin projede çalışma süresi, diğer görevlerine ayırdığı çalışma süreleri toplamından arta kalan süre ile sınırlı.
19) Yararlanıcı kurumların yoğun çalışan üst düzey yöneticilerinin (mülki idare amiri, belediye başkanı/başkan yardımcısı, il müdürü, genel müdür, daire başkanı, şube müdürü, okul müdürü, yönetim kurulu başkanı, vb.) projelerin süreklilik gerektiren (koordinatörlük, vb.) işlerinde (kısmi zamanlı dahi olsa) görev alması mümkün değildir. Söz konusu pozisyonlarda proje işlerine sürekli vakit ayırabilecek personelin görevlendirilmesi gerekli.
20) Gündelikler bütçesi ancak şehir/ülke dışına yapılan seyahatlerde ya da şehir/ülke dışından gelecek seminer katılımcıları için kullanılabilecek ve mevzuatta belirtilen limitleri aşan kısmı uygun olmayan maliyet olarak değerlendirilecektir. Kongre, vb. katılım ücretleri ‘Diğer’ başlığı altında ayrıca bütçelenmeli.
İSTKA kaynaklı alıntı haberimizi kalkınma ajanslarına proje hazırlayan okurlarımız başta olmak üzere tüm okurlarımızın ilgi ve bilgisine sunuyoruz.